Règlement d'ordre intérieur (ROI)
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Voici le règlement
Article 1er - Référence légale
L'appel aux candidatures et la composition de la commission, se conforment aux dispositions visées aux articles D.I.7 à D.I.10 et R.I.10-1 à R.I.10-5, du Code du Développement Territorial (ci-après CoDT).
Art. 2 – Composition
Le conseil communal choisit le président et les membres, hors quart communal, parmi les personnes ayant fait acte de candidature, suivant les critères visés aux articles D.I.10, §1er et R.I.10-3 du CoDT.
Le président ne peut être désigné parmi les membres du conseil communal.
Le président sera désigné en fonction de ses compétences ou sur base d’expérience en matière d’aménagement du territoire et d’urbanisme.
En cas d’absence du président, c’est un vice-président, choisi par la commission parmi ses membres effectifs lors d’un vote à bulletin secret, qui préside la séance.
Les membres de la commission communale restent en fonction jusqu’à l’installation des membres qui leur succèdent.
Le ou les membres du collège communal ayant l’aménagement du territoire, l’urbanisme et la mobilité dans ses attributions ainsi que le conseiller en aménagement du territoire et urbanisme ne sont pas membres de la commission ; ils y siègent avec voix consultative.
Art. 3 – Secrétariat
Le collège communal désigne, parmi les services de l’administration communale, la personne qui assure le secrétariat de la commission.
Le secrétaire n’est ni président, ni membre effectif, ni suppléant de la commission. Il n’a ni droit de vote, ni voix consultative.
Toutefois, lorsque le collège communal désigne comme secrétaire de la commission le conseiller en aménagement du territoire et urbanisme, le secrétaire siège à la commission avec voix consultative, conformément à l’article R.I.10-3, §5, du CoDT.
Le conseiller en aménagement du territoire et urbanisme donne au président et aux membres de la Commission toutes les informations techniques et légales nécessaires afin que ceux-ci puissent délibérer efficacement.
Art. 4 - Domiciliation
Le président, les membres effectifs et les suppléants sont domiciliés dans la commune. Si le président ou un membre est mandaté pour représenter une association, le président ou le membre est domicilié dans la commune ou le siège social de l’association que le président ou le membre représente est situé dans la commune.
Lorsque le président ou le membre ne remplit plus la condition de domiciliation imposée, il est réputé démissionnaire de plein droit.
Art. 5 – Vacance d’un mandat
La proposition de mettre fin prématurément à un mandat se fonde sur un des motifs suivants : décès ou démission d'un membre, situation incompatible avec le mandat occupé, absence de manière consécutive et non justifiée à plus de la moitié des réunions annuelles imposées par le présent règlement, non-domiciliation dans la commune, inconduite notoire ou manquement grave aux devoirs de sa charge.
Si le mandat de président devient vacant, le conseil communal choisit un nouveau président parmi les membres de la commission.
Si le mandat d’un membre effectif devient vacant, le membre suppléant l’occupe.
Si le mandat d’un membre suppléant devient vacant, le conseil communal désigne un nouveau membre suppléant parmi les candidats présentant un intérêt similaire et repris dans la réserve.
Lorsque la réserve est épuisée ou lorsqu’un intérêt n’est plus représenté, le conseil procède au renouvellement partiel de la commission communale. Les modalités prévues pour l’établissement ou le renouvellement intégral de la commission sont d’application.
Les modifications intervenues dans la composition en cours de mandature ne sont pas sanctionnées par un arrêté ministériel. Toutefois, les délibérations actant toute modification seront transmises à la DGO4, pour information, lors de la demande d’octroi de la subvention de fonctionnement.
Art. 6 - Compétences
Outre les missions définies dans le CoDT et dans la législation relative aux études d'incidences, la commission rend des avis au conseil communal et au collège communal sur toutes les questions qui lui sont soumises.
La commission peut aussi, d'initiative, rendre des avis au conseil communal ou au collège communal sur l'évolution des idées et des principes en matière d'aménagement du territoire, d'urbanisme, de patrimoine et de mobilité, ainsi que sur les enjeux et les objectifs du développement territorial local.
Art. 7 – Confidentialité – Code de bonne conduite
Le président et tout membre de la commission sont tenus à la confidentialité des données personnelles des dossiers dont ils ont la connaissance ainsi que des débats et des votes de la commission.
En cas de conflit d’intérêt, le président ou le membre quitte la séance de la commission pour le point à débattre et pour le vote.
Après décision du conseil communal ou du collège communal sur les dossiers soumis à l’avis de la commission, l’autorité communale en informe la Commission et assure la publicité des avis de la commission.
En cas d’inconduite notoire d’un membre ou de manquement grave à un devoir de sa charge, le président de la commission en informe le conseil communal qui, après avoir permis au membre en cause de faire valoir ses moyens de défense, peut proposer d’en acter la suspension ou la révocation.
Art. 8 – Sections
Le conseil communal peut diviser la Commission en sections. Celles-ci sont approuvées par le Gouvernement lors de l’établissement ou du renouvellement de la commission.
La commission peut également constituer des groupes de travail chargés notamment d’étudier des problèmes particuliers, de lui faire rapport et de préparer des avis.
Dans les deux cas, l’avis définitif est toutefois rendu par la commission.
Art. 9 - Invités –Experts
La commission peut, d’initiative, appeler en consultation des experts ou personnes particulièrement informés.
Ceux-ci n’assistent qu’au point de l’ordre du jour pour lequel ils ont été invités. Ils n’ont pas droit de vote. Les frais éventuels occasionnés par l’expertise font l’objet d’un accord préalable du collège communal.
Le Ministre peut désigner, parmi les fonctionnaires de la DGO4, un représentant dont le rôle est d’éclairer les travaux de la commission. Ce fonctionnaire siège à la commission avec voix consultative.
Art. 10 – Validité des votes et quorum de vote
La commission ne délibère valablement qu'en présence de la majorité des membres ayant droit de vote.
Ont droit de vote, le président, les membres effectifs et le suppléant le mieux classé de chaque membre effectif absent.
Le vote est acquis à la majorité simple ; en cas d'égalité de voix, celle du président est prépondérante.
Le vote peut être secret ou à main levée, à l’appréciation de la C.C.A.T.M.
Lorsqu’il est directement concerné par un dossier examiné par la C.C.A.T.M., le président, le membre effectif ou suppléant doit quitter la séance et s’abstenir de participer aux délibérations et aux votes.
Art. 11 – Fréquence des réunions – Ordre du jour et convocations
La commission se réunit au moins le nombre de fois imposé par le Code (Art. R.I.10-5, §4), sur convocation du président.
En outre, le président convoque la commission communale à la demande du collège communal, lorsque l’avis de la commission est requis en vertu d’une disposition législative ou règlementaire.
Le président est tenu de réunir la commission afin que celle-ci puisse remettre ses avis dans les délais prescrits.
Les convocations comportent l’ordre du jour, fixé par le président.
Les convocations sont envoyées par lettre individuelle ou par mail, adressées aux membres de la commission huit jours ouvrables au moins avant la date fixée pour la réunion.
En l’absence du membre effectif, il en avertit son suppléant dans les meilleurs délais.
Une copie de cette convocation est également envoyée à :
- l’échevin ayant l’aménagement du territoire dans ses attributions ;
- l’échevin ayant l’urbanisme dans ses attributions ;
- l’échevin ayant la mobilité dans ses attributions ;
- s’il existe, au conseiller en aménagement du territoire et en urbanisme ;
- s’il existe, au fonctionnaire de la DGO4 désigné en application de l’article R.I.10, §12, du CoDT.
Art. 12 – Procès-verbaux des réunions
Les avis émis par la commission sont motivés et font état, le cas échéant, du résultat des votes. Ils sont inscrits dans un procès-verbal signé par le président et le secrétaire de la commission.
Le procès-verbal est envoyé aux membres de la commission, qui ont la possibilité de réagir par écrit dans les huit jours à dater de l'envoi des documents. Il est soumis à approbation lors de la réunion suivante.
Art. 13 – Retour d’information
La commission est toujours informée des avis ou des décisions prises par les autorités locales sur les dossiers qu'elle a eu à connaître.
Art. 14 – Rapport d’activités
La commission dresse un rapport de ses activités au moins une fois tous les six ans qu’elle transmet à la DGO4 le 30 juin de l’année qui suit l’installation du conseil communal à la suite des élections. Le rapport d’activités est consultable à l’administration communale.
Art. 15 – Budget de la commission
Le conseil communal porte au budget communal un article en prévision des dépenses de la commission de manière à assurer l’ensemble de ses missions. Le collège communal veille à l’ordonnancement des dépenses au fur et à mesure des besoins de celle-ci
Art. 16 - Rémunération des membres
Le Gouvernement a arrêté le montant du jeton de présence auquel ont droit le président et les membres de la commission communale.
Le président a droit à un jeton de présence de 25 euros par réunion et le membre effectif, ou le cas échéant le suppléant qui le remplace, à un jeton de présence de 12,50 euros.
Par membre, on entend l’effectif ou le suppléant de l’effectif absent, qui exerce ses prérogatives.
Art. 17 – Subvention
Les articles D.I.12, 6° et R.I.12, 6°, du CoDT prévoit l’octroi d’une subvention de :
- 2500 euros pour une commission composée, outre le président de 8 membres ;
- 4500 euros pour une commission composée, outre le président de 12 membres ;
- 6000 euros pour une commission composée, outre le président de 16 membres.
à la commune dont la C.C.A.T.M. justifie, au cours de l’année précédant celle de la demande de subvention, de l’exercice régulier de ses compétences, du nombre minimum de réunions annuelles visé à l’article R.I.10-5, §4, du CoDT et qui justifie la participation du président, des membres ou du secrétaire à des formations en lien avec leur mandat respectif.
Par exercice régulier de ses compétences, on entend, outre l’obligation de se réunir au moins le nombre de fois imposé par le CoDT, la présence de la moitié des membres plus un.
La Commission rédige un rapport d’activités sur l’année écoulée. Celui-ci, réalisé sur la base des documents fournis par la DGO4. (Direction de l’aménagement local) ou via son site Internet, est transmis, au plus tard le 31 mars de l’année qui suit l’exercice écoulé à la D.G.O4.
C’est sur la base du rapport d’activités, du tableau des présences, du justificatif des frais inhérents à l’organisation des formations ainsi que d’un relevé des dépenses que la subvention visée aux articles D.I.12,al.1er,6° et R.I.12-6 sera, le cas échéant, allouée.
Art. 18 – Local
Le collège communal met un local équipé à la disposition de la commission.